Büroflächen
Büroauflösung — Büroflächen räumen und übergeben
Bei einer Büroauflösung werden Büroflächen vollständig geräumt, das Mobiliar und die Technik verwertet oder entsorgt, Akten und Datenträger datenschutzkonform vernichtet und die Fläche im vertraglich geschuldeten Zustand übergeben. Die drei Größen, die den Aufwand bestimmen, sind Fläche, Zugang und der Umfang des Rückbaus.
Nennen Sie in der Anfrage den Übergabetermin und ob Akten oder Datenträger anfallen. Beides entscheidet darüber, welche Betriebe den Auftrag annehmen können.
Was in Büroflächen anfällt
Erfassen Sie den Bestand vor dem Ortstermin. Bei Büroflächen ist die Stückzahl aussagekräftiger als die Quadratmeterzahl, weil Arbeitsplätze standardisiert sind.
- Arbeitsplätze: Schreibtische, Rollcontainer, Stühle, Sideboards
- Aktenschränke, Registraturen, Rollregale und deren Inhalt
- EDV: Rechner, Monitore, Drucker, Serverschränke, Netzwerktechnik, Telefonanlage
- Konferenz- und Empfangsbereich, Küche, Sozialraum
- Trennwände, Teppichfliesen, Kabelkanäle, Beschilderung, Werbeanlagen
- Pflanzen, Bilder, Dekoration und Beschriftungen an Glasflächen
Akten und Datenträger
Unterlagen mit personenbezogenen Daten dürfen nicht in den Restabfall. Verlangt ist eine Vernichtung, die dem Schutzbedarf der Daten entspricht und die dokumentiert wird. Wer die Vernichtung an einen Dienstleister vergibt, schließt dafür in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung; die Verantwortung bleibt beim Unternehmen.
Für die Einstufung ist die einschlägige Norm die Grundlage: Sie unterscheidet Schutzklassen nach dem Schutzbedarf und Sicherheitsstufen nach der erreichten Partikelgröße, für Papier von P-1 bis P-7. Für Datenträger gibt es eigene Kategorien, etwa für Festplatten und optische Medien. Welche Stufe für Ihre Unterlagen gilt, legt Ihr Datenschutzbeauftragter fest – der Räumbetrieb entscheidet das nicht.
Rückbau und Übergabezustand
Bei Büroflächen betrifft der Rückbau meist Trennwandsysteme, Teppichfliesen, Kabeltrassen, zusätzlich gesetzte Steckdosen, Beschilderung und Klebefolien an Glasflächen. Was davon zurückzubauen ist, steht im Mietvertrag; das Gesetz verlangt nur die Rückgabe der Mietsache nach Beendigung des Mietverhältnisses. Einrichtungen, die der Mieter eingebracht hat, darf er grundsätzlich wegnehmen.
Legen Sie die Rückbauklausel beim Ortstermin vor. Ein Angebot, das die Klausel nicht kennt, kalkuliert nur die Räumung und nicht den Rückbau.
Termin, Gebäude und Hausordnung
In Bürogebäuden mit mehreren Mietern bestimmt selten die Räumung den Zeitplan, sondern das Gebäude: Anmeldung bei der Verwaltung, Belegung des Lastenaufzugs, zulässige Arbeitszeiten, Schutz von Aufzugskabine und Treppenhaus, Zugang außerhalb der Öffnungszeiten. Diese Punkte gehören in die Anfrage, weil sie die Zahl der möglichen Räumtage bestimmen.
Wenn der Betrieb während der Räumung weiterläuft, wird abschnittsweise geräumt – etwa etagenweise oder außerhalb der Geschäftszeiten. Das ist möglich, muss aber im Angebot stehen, weil es die Zahl der Einsätze verändert.
Häufige Fragen
Wird die Aktenvernichtung mit übernommen?
Die Aktenvernichtung ist eine eigene Leistung und nicht Teil der Räumung; ob der Betrieb sie übernimmt, klären Sie im Angebot. Vereinbaren Sie die Sicherheitsstufe und lassen Sie sich die Vernichtung schriftlich bestätigen. Die Sortierung in aufbewahrungspflichtige und vernichtbare Unterlagen bleibt beim Unternehmen.
Was passiert mit Festplatten und Servern?
Datenträger werden gesondert behandelt: entweder nachweislich gelöscht oder physisch vernichtet. Für Datenträger sieht die einschlägige Norm eigene Kategorien und Sicherheitsstufen vor. Halten Sie im Angebot fest, welcher Weg gewählt wird und wie er dokumentiert wird.
Kann Büromobiliar weiterverkauft werden?
Neuwertige Arbeitsplätze, Konferenzmöbel und höhenverstellbare Tische haben einen Gebrauchtmarkt und werden im Angebot gegengerechnet. Bei stark genutztem Standardmobiliar überwiegt in der Regel der Entsorgungsaufwand.
Wie lange dauert eine Büroauflösung?
Die Dauer einer Büroauflösung hängt von Fläche, Zahl der Arbeitsplätze, Etagen und den zulässigen Arbeitszeiten im Gebäude ab. Wenn nur außerhalb der Geschäftszeiten geräumt werden darf, verteilt sich die Räumung auf mehrere Einsätze. Der Betrieb nennt die Zahl der Einsätze im Angebot.
Wer beauftragt bei einer Verwaltung oder einem Insolvenzverfahren?
Den Auftrag für eine Büroauflösung erteilt bei öffentlichen Auftraggebern die zuständige Stelle nach deren Vergaberegeln, im Insolvenzverfahren der Insolvenzverwalter. In beiden Fällen sollte die Auftragsbestätigung den Auftraggeber eindeutig benennen.